초보 사장님 가이드: 전자세금계산서 발급하기 (이대로만 따라하세요)

1. 세금계산서란?

세금계산서란, 사업자가 재화·용역을 공급하는 때에 거래상대방으로부터 부가가치세를 징수하고, 그 사실을 증명하기 위하여 발급하는 계산서를 말합니다. 현금영수증과 비슷하지만 사업자 사이에 거래를 증명하는 수단이라는 점에 차이가 있습니다.

세금계산서는 사업자의 매출을 파악하는 제일 중요한 수단이기 때문에, 실무상 세금계산서 발행은 매우 중요합니다. 특히 세금계산서를 제때 발급하지 않으면 가산세가 크고, 거래 상대방은 부가가치세를 공제 받을 수 없기 때문에, 법적 다툼으로까지 이어질 수 있습니다.

세금계산서는 종이세금계산서와 전자세금계산서로 나눌 수 있습니다. 법인사업자는 반드시 전자세금계산서를 발급하여야 하고, 개인사업자는 공급가액이 8천만원을 초과하는 경우 전자세금계산서를 발행하여야 합니다(부가가치세법 시행령 제68조).

2. 발급 전 필수 체크! 준비물 2가지

(1) 전자세금계산서 발급 가능 인증서 또는 보안카드

현재 전자세금계산서 발급이 가능한 인증서는 다음과 같습니다. 금융거래용 인증서는 세금계산서 발행이 불가능하기 때문에, 범용 공동인증서나 전자세금계산서용 인증서를 별도로 발급받아야 합니다. 인증서 발급이 어려운 경우에는 세무서에서 전자세금계산서 발급용 보안카드를 발급 받을 수 있습니다.

(2) 거래처 정보 (사업자등록증 사본)

세금계산서를 발행할 때는 거래상대방의 사업자등록증 사본을 요청하세요. 세금계산서의 기재사항을 잘못 기입하는 경우 가산세가 발생할 수 있어 꼼꼼하게 확인해야 합니다. 상대방의 이메일주소는 필수 기재사항은 아니지만, 상대방이 세금계산서를 확인 할 수 있도록 기입해주는게 좋습니다.

3. 전자세금계산서 발급 단계별 가이드

Step 1: 국세청 홈택스 접속 및 로그인

먼저 홈택스에 접속해서 우측 상단의 [로그인] 버튼을 눌러 로그인해 주세요. 로그인을 할 때는 전자세금계산서용 인증서를 선택합니다.

Step 2: [전자세금계산서 건별발급] 메뉴 찾아가기

다음으로 메인 매뉴에서 [계산서·영수증·카드]를 찾아 [전자(세금)계산서 건별발급] 버튼을 누르세요.

Step 3: 공급받는 자(거래처) 정보 입력하기

이제 거래상대방의 사업자등록증을 보고, 공급받는자의 정보를 입력하세요. 세금계산서는 한번 발행하면 삭제가 불가능하기 때문에 신중하게 입력해야 합니다.

Step 4: 작성일자, 품목, 공급가액, 세액 입력하기

작성일자는 부가가치세법에 따른 공급시기에 맞춰 입력해야 합니다. 작성일자를 기준으로 과세기간 및 연도별 매출의 차이가 발생할 수 있기 때문에, 임의로 작성일자를 수정하는 경우 가산세가 발생할 수 있습니다.

공급가액과 세액을 입력할때는 [계산] 버튼을 눌러 합계 금액을 입력하면 편리하게 입력할 수 있습니다. 품목은 시간이 지나도 식별할 수 있도록 입력합니다. 나머지 규격, 수량, 단가는 필요한 경우에만 입력합니다.

Step 5: 최종 발급 및 전송

우측하단의 [발급하기] 버튼을 눌러 세금계산서를 발급합니다. 다시 한번 강조하지만 세금계산서는 한번 발행하면 삭제할 수 없으며 상대방에게 무조건 전송됩니다. 따라서 [발급미리보기] 기능을 활용해서 다시 한번 오류가 없는지 확인해주세요.

4. 알아두면 유용한 꿀팁: 엑셀 활용

세금계산서 관리를 위해 매번 홈택스 로그인이 번거롭거나, 거래처가 많은 경우 엑셀파일을 이용해서 세금계산서 발급이 가능합니다.

전자세금계산서 발급 매뉴에서 [전자(세금)계산서 일괄발급] 버튼을 누릅니다.

화면 중간에 있는 [일괄작성 양식내리기] 버튼을 눌러 엑셀 양식을 받습니다.

엑셀에 거래처 정보를 입력한 엑셀을 업로드하고 [엑셀파일 변환하기] 버튼을 누르면, 여러개의 세금계산서를 발행할 수 있습니다. 저 같은 경우는 컴퓨터에 일자별로 발행한 엑셀파일을 저장하는 방식으로 세금계산서를 관리하고 있습니다.